При играх с налогами очень важно делать все документы по-максимуму. Первичные документы – это основания для вашей отчетности. Это накладные, акты, сопроводительные документы: договоры, спецификации, заявки, расписки и т.п. Вы всегда должны понимать, как сделка будет смотреться в учете и какие документы будут нужны, чтобы подтвердить ее реальность.
И оформлять документы надо сразу, в моменте. Ждать месяцы или когда прилетит требование не нужно. Так вы всегда сможете оперативно ответить инспекторам. Быстрая реакция на требование – это плюс для компании. Кстати, не предоставлять документы по требованию – это неправильно. Предоставлять надо и нормальные. Кроме оборотно-сальдовых ведомостей. Напомним, налоговая имеет право запросить любую первичку в течении 5-ти лет. В общем, отвечайте адекватно и всегда имейте что предоставить.
Также необходим пакет должной осмотрительности. В него входит: учредительные документы, селфи директора, легенда: сайт или ресурс, где нашли поставщика, как познакомились и т.п. Исходя из этого вы сможете дополнить свою легенду правдоподобными фактами и при необходимости ответить инспекторам.
Также стоит уделить внимание легендированию. У вас должны быть готовы ответы на вопросы: почему приобрели данный товар, кто ответственные лица, как осуществлялась доставка, какие склады и машины были задействованы, и т.п. Надо оформить доверенности, подготовить и проинструктировать персонал. Задача – сделать так, чтобы сделка не вызывала подозрений. И были понятны все ее этапы: договор с поставщиком, переписка, обмен документами, поставки. Если вы в сегменте стройки, подходите к легендированию в сто раз внимательнее.
В идеале при отправке заявки исполнителю, скинуть всю номенклатуру со своей корпоративной почты на официальную почту компании-флагмана. Таким образом создается переписка, которую потом можно даже приложить. Стоит понятно обозвать и файлики, например: «заявка к договору». А еще лучше – настроить полностью электронный документооборот с флагманами. Тогда вы сможете подгружать заявку через ЭДО и таким же способом получить документы в ответ. Так не будет необходимости в печатях и подписях.
Если оформляете документы на услугу, это не так важно,
Как реагировать на требования – вопрос строго индивидуальный. Мы уже об этом писали. Нужно смотреть, что за требование, что конкретно хотят, по какой статье, из какой налоговой, есть ли поручения и запросы документов, уведомления о вызове и т.п. Поэтому всегда лучше проконсультироваться с налоговым адвокатом.
